privacyverklaring-ngk-barendrecht

Privacyverklaring AVG - Nederlands Gereformeerde Kerk Barendrecht

Datum: Januari 2020

I. ALGEMEEN
Over deze privacyverklaring
Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en
grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens worden verwerkt. Deze verklaring
beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de
kerk is.

Over de Nederlands Gereformeerde kerken
De organisatie van de Nederlands Gereformeerde kerken is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.
De Nederlands Gereformerde kerken bestaat uit lokale gemeenten. De NGK Barendrecht maakt deel uit van dit landelijke verband.

Grondslag verwerken persoonsgegevens
Voor het verwerken van persoonsgegevens in verschillende registraties, publicaties e.a. doen wij een beroep op de behartiging van een gerechtvaardigd belang, te
weten het binnenkerkelijk gebruik om als kerkgemeenschap te kunnen functioneren.
Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens
U heeft het recht dat er zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Daarom zorgt de gemeente ervoor dat uw privacyrechten en
gegevensbescherming op orde zijn door privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is een ieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens
ontvangt tot geheimhouding verplicht.

Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de gemeente de volgende beleidsmatige maatregelen getroffen:.
– De kerkenraad is verantwoordelijk voor het privacybeleid van de gemeente. Vragen over dit beleid kunnen worden gesteld aan de secretaris van de
kerkenraad (scriba@ngkbarendrecht.nl)
– Het kerkelijk bureau, de secretaris en de penningmeester beveiligen gegevens door een wachtwoord of door een slot op de kast.
– De gemeenteleden worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente. Dit gebeurt door publicatie van dit privacy-statement op de website en verwijzing daarnaar in de gemeentegids.
– De bezoekers van de gemeente en andere geïnteresseerden
worden op de hoogte gehouden over het privacybeleid van de gemeente. Dit gebeurt door publicatie van dit privacy-statement op de website.
– De kerkenraad evalueert het privacy-beleid (inclusief het privacy-statement) één keer per drie jaar, of vaker indien nodig.

Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk
Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacy-regels te voldoen heeft de gemeente de coördinatie van die waarborgen belegd bij de kerkenraad.
Om in contact te treden of een verzoek conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming te doen kunt u contact opnemen met de secretaris van de kerkenraad (scriba@ngkbarendrecht.nl)

De Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming geven betrokkenen de volgende rechten:

1. Het recht op dataportabiliteit.
Het recht (van een persoon) om persoonsgegevens die zijn verzameld op basis van toestemming of vanwege de uitvoering van een overeenkomst in een digitaal gangbaar en leesbaar formaat te ontvangen en/of het recht (van de verwerkende organisatie) om deze te verstrekken aan een andere partij.
2. Het recht op vergetelheid.
Het recht om ‘vergeten’ te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de gemeente moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
3. Recht op inzage.
Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien.
4. Recht op rectificatie en aanvulling.
Het recht (van een persoon) om de persoonsgegevens die de NGK Barendrecht verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voorzover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
5. Het recht op beperking van de verwerking:
Het recht om minder gegevens te laten verwerken.
6. Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering.
Oftewel: het recht op een menselijke blik bij besluiten. U krijgt bijvoorbeeld alleen een brief van de kerk als een persoon daarbij heeft besloten u de brief te sturen, niet omdat een computersysteem u een automatisch bericht stuurt.
7. Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
8. Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten, waaronder het verzoek tot uitschrijving als lid van de kerk, neemt u contact op met de gemeente via de secretaris van de kerkenraad. Een uitschrijving als lid van de kerk houdt in dat u uit de ledenadministratie t verwijderd. Er wordt wel een archief bijgehouden van uitgeschreven leden.
Bij het voldoen aan uw verzoek moet de gemeente rekening houden met de privacy-rechten van anderen en het gerechtvaardigd belang en de gerechtvaardigde activiteiten van de kerk.

II. GEGEVENSVERWERKINGEN
In de gemeente vindt er een aantal verwerkingen plaats van persoonsgegevens. In onderstaand overzicht staat om welke situaties het gaat, welke gegevens worden verwerkt en wat de grondslag voor de verwerking is.

1 Invulling van de ambten en commissies in de kerk

Situatie
De organisatie van de kerk kent een kerkenraad die leiding geeft aan de gemeente. In de kerkenraad zitten ambtsdragers die daarin verkozen worden door de gemeente of door de kerkeraad. Binnen deze verkiezingsprocedure worden persoonsgegevens verwerkt. Allereerst worden door
gemeenteleden namen genoemd van die leden die naar hun mening in aanmerking van het ambt komen. Daarna krijgen de gemeenteleden een lijst met verkiesbare personen. Naast de kerkenraad zijn er diverse commissies in de kerk.

Welke gegevens zijn erbij betrokken
– Naam en voornaam c.q. voorletters
– Het ambt waarvoor betrokkenen geschikt wordt geacht grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van de behartiging van haar gerechtvaardigd belang.

2 Ledenadministratie en onderlinge betrokkenheid

Situatie
De kerk maakt gebruik van een ledenadministratie. Omwille van de interne organisatie worden aan functionarssen in de kerk NAW-gegevens en contactgegevens verstrekt. Het betreft o.a. het
jeugdteam, pastoraal team, wijkcontactpersonen, bijbelkringcontactpersonen, kinderclubleiders.

Welke gegevens zijn erbij betrokken
Voor zover bij de gemeente bekend en van toepassing worden de volgende burgerlijke gegevens geregistreerd:

● naam en voornamen c.q. voorletters;
● straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats;
● geboortedatum en -plaats;
● geslacht;
● burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang alsmede de volgende kerkelijke gegevens:
● kerkelijke doop, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, respectievelijk kerk respectievelijk parochie, waarbinnen de doop werd bediend;
● belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van gemeente respectievelijk kerk, waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
● kerkelijke inzegening van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkgemeenschap en de naam van de gemeente, waar de inzegening heeft plaatsgevonden;
● datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een andere kerkgemeenschap, met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgemeenschap;
● gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
● datum van vertrek dan wel overschrijving naar een andere gemeente met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente,
● datum van overlijden,
● datum van vertrek naar het buitenland,
● datum van overgang naar een andere kerkgemeenschap,
● datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk,
● de aard van de verbondenheid met de gemeente (doop-, belijdend- of gastlid),
● de wijk waartoe betrokkene behoort.

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang.

3 Maranathamagazine

Situatie
Maandelijks wordt het Maranathamagazine uitgegeven : om gemeenteleden op de hoogte brengen van de activiteiten van de gemeente.
Het wordt (digitaal of op papier) verstuurd naar of overhandigd aan leden van de gemeente, en bij hoge uitzondering aan een enkele buitenstaander met wie de gemeente een relatie heeft.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Bij de distributie: naam, voorletters, adres of het email-adres
M.b.t. de inhoud: er wordt summier gemeld dat er wijzigingen zijn van NAW gegevens met verwijzing naar het besloten deel van de website.

Daarnaast worden er gegevens van persoonlijke aard (ziekte, bijzondere gebeurtenissen) van gemeenteleden vermeld en soms fotos van gemeentelijke activiteiten.

grondslag
Voor het vermelden van gegevens van persoonlijke aard zoals ziekte, en het plaatsen van fotos heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene(n).

4 Veldpost

Situatie
Wekelijks wordt de Veldpost op papier (naar bezoekers van de dienst) en digitaal (uitsluitend naar gemeenteleden) uitgebracht.
Het grootste deel van de inhoud betreft informatie over de kerkdiensten; de AVG is daarop niet van toepassing.

welke gegevens zijn erbij betrokken
De rubriek Pastoralia bevat (gevoelige, m.n. betreffende ziekte) persoonsgegevens over bijzondere gebeurtenissen en soms staan er korte mededelingen in met persoonsgegevens.

grondslag
Voor het vermelden van persoonsgegevens in Veldpost heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.

5 Gemeentegids – ledenlijst

Situatie
Elke twee tot drie jaar wordt – op papier – een gemeentegids uitgegeven aan gemeenteleden en op verzoek aan gasten die regelmatig de diensten bezoeken en overwegen om lid te worden.
Het merendeel van de informatie betreft de interne organisatie: de AVG is hierop niet van toepassing.
De gemeentegids, uitgebreid met een lijst van alle gemeenteleden, is digitaal beschikbaar op het besloten gedeelte van de website.
Dat gedeelte, beveiligd met een individueel wachtwoord, is uitsluitend toegankelijk voor leden van de gemeente.
Enkele oudere leden die geen computer hebben krijgen vertrouwelijk een papieren versie van de ledenlijst.
welke gegevens zijn erbij betrokken
In de papieren versie van de gemeentegids is vanaf 2020 geen lijst van alle gemeenteleden opgenomen; van een beperkt aantal functionarissen zijn enkele NAW gegevens opgenomen. Afhankelijk van de functie kunnen dat zijn:
– naam en voornamen c.q. voorletters;
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
– e-mailadres
– telefoonnummer

Van een enkele functionaris zijn, omwille van de toegankelijkheid van de gemeente, op het openbaar toegankelijke gedeelte van de website eveneens zeer beperkt NAW gegevens opgenomen.
In de digitale versie van de gemeentegids is vanaf 2020 een lijst van alle gemeenteleden opgenomen.
De volgende gegevens worden – indien beschikbaar – vermeld:
– naam en voornamen c.q. voorletters;
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
– e-mailadres en telefoonnummer kerkelijk
– de aard van de verbondenheid met de gemeente (doop-, belijdend- of gastlid)
– de wijk waartoe betrokkene behoort.

grondslag
Voor het vermelden van gegevens van functionarissen van de gemeente in de papieren versie van de gemeentegids en op het vrij toegankelijke gedeelte van de website heeft de gemeente toestemming verkregen van de betrokkene.
De gemeente verwerkt deze gegevens van gemeenteleden in de digitale versie op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren

6 kerkdiensten

Situatie
Tijdens een kerkdienst worden in gebed of anderszins namen van leden van de gemeente genoemd.
De kerkdienst is publiekelijk te volgen via internet.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Afhankelijk van de situatie de naam en voornamen en gegevens rondom ziekte en gezondheid en andere bijzonder gebeurtenissen en omstandigheden.

grondslag
De gemeente verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God. Voor het vermelden van gegevens over ziekte heeft de gemeente toestemming verkregen van betrokkene.

7 geluids- en beeldopnames

Situatie
Er worden opnames (alleen geluid) van kerkdiensten gepubliceerd; deze zijn via de website voor elke geïnteresseerde toegankelijk.
Van sommige gemeentelijke activiteiten worden fotos gepubliceerd. Incidenteel gebeurt dit op papier (Veldpost, Maranathamagazine). Daarnaast zijn de fotos digitaal beschikbaar op het besloten gedeelte van de website. Dat gedeelte, beveiligd met een individueel wachtwoord, is uitsluitend toegankelijk voor leden van de gemeente.

welke gegevens zijn erbij betrokken
Het is mogelijk dat bezoekers van de dienst op de geluidsopname te horen zijn, dan wel dat er gegevens van gemeenteleden in voorbede of op andere momenten tijdens de dienst worden verwerkt.
Het is mogelijk dat bezoekers van een kerkelijk activiteit herkenbaar in beeld komen op een foto.
grondslag
Om al haar leden en al Gods mensen in staat te stellen deze kerkdiensten mee te maken plaatst de gemeente kerkdiensten online op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang.
De gemeente verwerkt deze gegevens (fotos) op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang om de gemeente als toegankelijke gemeenschap te laten functioneren.

8 functioneren website

Situatie
Bij bezoekers van onze website worden er cookies geplaatst. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparatuur worden geplaatst, bijvoorbeeld op een computer, telefoon of tablet. Met cookies kan informatie worden verzameld of opgeslagen over het websitebezoek of over (het apparaat van) de bezoeker.

welke gegevens zijn erbij betrokken
– ip-adres
– surfgedrag
– type apparaat

grondslag
De gemeente verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, haar gerechtvaardigd belang om een beter beeld te
kunnen krijgen op welke wijze onze website wordt gebruikt en hoe wij deze kunnen verbeteren.

9 financiën

Situatie
De gemeente verzamelt gegevens met het oog op de financiële huishouding van de gemeente.
welke gegevens zijn erbij betrokken
– naam en voornamen c.q. voorletters;
– straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats en/of e-mail adres;
– nummer bankrekening

grondslag
Om voldoende financiën te verkrijgen voert de gemeente een financiële huishouding. Dit betreft gerechtvaardigde activiteiten
en een gerechtvaardigd belang

III. BEWAARTERMIJNEN
Gegevens van leden bewaren we in ieder geval zolang zij lid zijn. Bij uitschrijving bewaren we de gegevens in een historisch archief.

IV. DOORGIFTE AAN DERDEN
De gemeente geeft alleen gegevens van haar leden door aan derden als dat nodig is voor de uitoefening van haar taken en van het landelijk verband van de Nederlands Gereformeerde kerken. Daarbij kan met name gedacht worden aan:
● Administratiekantoren
● Pensioenfondsen
● Landelijk verband Nederlands Gereformeerde kerken
De gemeente geeft geen gegevens door aan landen buiten de EU of bedrijven die niet vallen onder een land met een adequaat beschermingsniveau.